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Rotinas de departamento pessoal: conheça as 7 principais e tudo sobre a profissão

As rotinas de departamento pessoal são fundamentais para as empresas. Preparamos um conteúdo completo sobre o assunto. Confira!
porDescomplica| 04/10/2021

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Toda empresa deve preservar pelo bom desenrolar de questões voltadas aos seus colaboradores. Desse modo, as rotinas de departamento pessoal são fundamentais pra garantir a organização das empresas, bem como o seu crescimento e sucesso diante dos colaboradores e do mercado.

Isso, porque todos sabem da importância do setor de departamento pessoal. Afinal, ele é responsável por todas as questões envolvendo as leis trabalhistas de uma empresa. Então, saber direcionar bem as atividades é essencial pro profissional.

Mas, afinal, o que é departamento pessoal e por que estamos tocando neste assunto? O DP é o setor responsável por diversas atividades ligadas aos colaboradores. Então, requer muito cuidado no desenvolvimento de suas atividades, pois um erro pode ser prejudicial pra todos.

Preparamos um conteúdo bem completo sobre o departamento pessoal. Então, se tem alguma dúvida sobre isso, continue com a gente!

pessoa digitando no notebook

Afinal, o que é o departamento pessoal?

Pra iniciar, precisamos falar sobre o que é, de fato, o departamento pessoal. Bem, o departamento pessoal ou DP é o setor responsável pela gestão de pessoas de uma empresa. No entanto, ele se difere um pouco do RH e vamos explicar sobre isso mais adiante.

Esse setor é responsável por cuidar da parte burocrática dos colaboradores. Dessa forma, o profissional responsável deve estar sempre atento às atualizações das leis e legislações pra que possa cumprir corretamente com as obrigações da empresa, mantendo uma relação ética com seus colaboradores.

Contudo, existe uma rotina já pré-definida pro DP, basta que o profissional responsável a cumpra. As atividades são variadas e vão desde a burocracia de contratação e de desligamento, aos pagamentos de salário, férias, décimo terceiro, além dos impostos cobrados por colaborador, como o INSS.

Quais as funções do departamento pessoal de uma empresa?

Como abordamos no início deste conteúdo, o departamento pessoal é responsável por diversas funções dentro de uma empresa. Desde a contratação ao desligamento, é esse departamento o encarregado por todo o processo do colaborador dentro da empresa.

Com isso, podemos ressaltar que as rotinas de departamento pessoal são todas destinadas a prevenir e evitar problemas trabalhistas.

Além disso, é de responsabilidade desse profissional cuidar dos direitos dos funcionários, manter a organização da empresa quanto a isso, e garantir aos colaboradores os cuidados que toda empresa deve ter com relação a eles.

dois coelgas de trabalho conversando

Qual a importância do setor para as empresas?

O setor é de extrema importância, principalmente por cuidar das rotinas trabalhistas da empresa. Ademais, toda a parte burocrática realizada passa pelo DP, que é responsável por fazer a ponte entre empresa/funcionário e empresa-governo.

Um dos principais objetivos é evitar problemas com a Justiça do Trabalho, otimizando as rotinas de pessoal e estando a par de todas as atualizações de leis e normas do trabalho. Assim, o setor deve ser ágil e eficiente ao realizar a sua rotina, proporcionando a melhor atuação.

Com isso, podemos separar as rotinas de departamento pessoal em três áreas: admissão, manutenção e demissão. Vamos falar um pouco de cada uma mais à frente no checklist de rotinas do departamento pessoal. Antes, porém, vamos entender melhor sobre esse setor extremamente importante pras empresas.

Diferença ente Recursos Humanos e Departamento Pessoal

Embora muitas pessoas confundam, RH e DP são setores distintos. Contudo, os dois são extremamente fundamentais pra implantar uma cultura organizacional que funcione nas empresas. Entender essas diferenças é fundamental pra que o profissional tanto de DP quanto de RH, entreguem o que as respectivas funções precisam.

O departamento pessoal cuida pra que cada ação, desde a contratação de pessoal ao desligamento e as burocracias de taxas, impostos e pagamentos sejam realizadas de maneira ágil e organizada. Mantendo, assim, a empresa sempre em dia com as questões trabalhistas.

Já o setor de recursos humanos trabalha a estratégia da gestão de pessoas. Ou seja, ele planeja processos e promove ações que ajudam no desenvolvimento dos colaboradores e equipes. O RH, então, está bastante focado em manter um ambiente de trabalho amigável, proporcionando qualidade de vida aos colaboradores.

Atribuições do RH

Pra você entender melhor as atribuições do RH, vamos listar, a seguir, as principais delas. Em seguida, vamos nos aprofundar nas atribuições do departamento pessoal e tudo o que requerem desses profissionais.

  • recrutamento e seleção de colaboradores: todo o processo desde a identificação da necessidade de contratação, descrição e divulgação de vagas, pré-seleção, as entrevistas e escolha dos profissionais;
  • onboarding de novos colaboradores: apresentação da empresa, bem como a missão, visão e valores dela, além da cultura. É nessa etapa que acontece a apresentação e familiarização do novo colaborador a sua equipe de trabalho;
  • treinamentos: é função do RH treinar e desenvolver os talentos da empresa pra que haja possibilidade de crescimento e possibilidades de assumir novos cargos;
  • cargos e salários: produção de organograma pra definir cargos e salários, seguindo a definição de funções e responsabilidades de cada colaborador;
  • plano de carreira: ajudar no desenvolvimento da carreira dos colaboradores, de acordo com a estrutura de cargos da empresa. Com isso, o colaborador pode alçar novos voos dentro do quadro desenhado pela empresa;
  • avaliação de desempenho: é responsabilidade do RH desenvolver meios pra avaliar o desempenho dos colaboradores pra, assim, identificar o que é preciso pro desenvolvimento de talentos;
  • clima organizacional: um dos grandes desafios do RH é manter um clima amigável que proporcione qualidade de vida e produtividade aos colaboradores. Por isso, é necessário a realização de pesquisas pra detectar o clima do ambiente e, assim, promover ações de melhoria.

Como é a rotina do departamento pessoal?

Agora que entendemos um pouco sobre as responsabilidades do departamento pessoal, vamos falar sobre rotina. As rotinas do departamento pessoal são, basicamente, focadas nos colaboradores. Ou seja, tudo o que diz respeito ao dia a dia da empresa, como admissão, folha de pagamento, férias, entre outras coisas.

Pra você entender melhor essa rotina, preparamos uma lista com as principais atividades do setor. Se liga!

1. Admissão e demissão de colaboradores

Os processos de admissão e demissão de funcionários são os que mais se destacam no setor de departamento pessoal, por isso é o primeiro da nossa lista. Acontece que, ao admitir ou demitir um colaborador, existe uma parte burocrática que precisa ser seguida com atenção pra não provocar danos trabalhistas pra empresa.

As admissões e demissões possuem atividades semelhantes, mas particulares pra que cada um seja conduzido da maneira correta, além da documentação que o profissional deve solicitar e analisar. Veja!

Admissão

  • registro trabalhista;
  • preenchimento da carteira de trabalho;
  • encaminhamento do colaborador pra realização de exames;
  • adicionar o relógio de ponto do colaborador;
  • providenciar o crachá e a integração com a equipe.

Demissão

  • recebimento da documentação;
  • cálculo das verbas rescisórias;
  • encaminhamento pra exames demissionais;
  • apuração do ocorrido pra aplicação de melhorias.

2. Gerenciamento de folha de pagamento

Essa é uma das etapas que mais requerem a atenção do profissional. Isso porque, ele é responsável por calcular o salário, vale-refeição/alimentação, vale-transporte, plano de saúde, horas extras, além de outros benefícios que a empresa possa oferecer aos colaboradores.

O cuidado neste processo garante que a empresa tenha total controle sobre os pagamentos, além de evitar erros que podem prejudicar a empresa ou o colaborador. Por isso, o departamento pessoal necessita separar um tempo propício pra essa tarefa ser realizada da maneira correta.

3. Gestão da jornada de trabalho

O controle da jornada de trabalho é fundamental pra uma empresa. Dessa forma, o DP é responsável por gerenciar e controlar os horários de entrada e saída dos colaboradores, bem como calcular horas extras e adicionais noturnos, se for o caso.

Toda essa gestão permite ao setor ter conhecimento dos horários a serem seguidos. Além disso, permite a criação de escalas de trabalho e a avaliação de desempenho e produtividade das equipes.

4. Férias, licença e afastamentos

Pra que uma empresa tenha controle de seus processos, conseguir manter o desenvolvimento de suas atividades é fundamental. Por isso, organizar as férias dos colaboradores exige planejamento e concordância com a gestão do setor, além de conciliar os planos do colaborador, e é papel do DP conduzir isso.

As licenças e afastamentos também precisam ser controladas. Em caso de licença maternidade, por exemplo, é necessário ter planejamento pra que o setor não fique desfalcado. Isso vale pros afastamentos, também. É fundamental que a empresa consiga lidar com imprevistos, tomando decisões rápidas e eficientes.

5. Estar a par da legislação trabalhista

Uma das principais tarefas nas rotinas de departamento pessoal é ter conhecimento sobre a legislação trabalhista e da CLT. Com a reforma trabalhista de 2017, muitas coisas mudaram e é necessário que o profissional esteja atento a isso.

Isso vai garantir que a empresa não cometa erros com relação às leis evitando, assim, possíveis processos trabalhistas. No entanto, caso algum colaborador entre com uma ação na justiça, o responsável por representar a empresa é o setor de departamento pessoal. Por isso, é fundamental que o profissional tenha conhecimento atual das leis.

6. Cuidados com impostos, contribuições e taxas

Os encargos trabalhistas precisam estar sempre em dia pra que uma empresa esteja de acordo com a lei. E, essa é mais uma das funções do departamento pessoal. Entre as taxas, impostos e contribuições que devem ser pagas estão as parcelas do FGTS dos colaboradores, INSS, entre outras.

Outra função importante é o contato que o DP deve ter com os sindicatos das categorias da empresa. Isso porque, o setor é responsável por passar as informações aos colaboradores a respeito das taxas anuais, além de informar sobre as convenções.

7. Prestação de contas aos órgãos públicos

O DP de uma empresa é responsável por prestar contas de informações importantes de colaboradores e da empresa pros órgãos públicos. Dessa forma, algumas dessas informações importantes, são:

  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
rotinas de departamento pessoal - pessoa analisando gráficos

Como planejar as rotinas de Departamento Pessoal?

As rotinas de departamento pessoal são importantes pro desenvolvimento correto de cada uma das atividades que mencionamos. É importante lembrar, ainda, que o setor é responsável por áreas importantes dentro de uma empresa, como a contratação, demissão, cálculos de impostos e taxas. Além da organização da jornada de trabalho.

Embora tenha uma rotina pré-definida, é fundamental que o profissional tenha controle sobre ela. Ou seja, ter uma visão macro pra poder acompanhar as atividades micro é uma característica importante pra empresa.

Pra planejar a rotina com eficiência, o profissional deve seguir um ritmo no departamento. Algumas atividades vão otimizar o tempo e garantir que o trabalho seja realizado com excelência. Veja só!

  • manter arquivos de cadastros de colaboradores;
  • planilha pra cálculos de horas extras, descontos e horas trabalhadas;
  • ter controle sobre a folha de pagamento;
  • controlar férias, afastamentos e licenças, informando os setores responsáveis;
  • contar com o auxílio de softwares pra elaboração de rescisões, por exemplo.

Alguns erros que devem ser evitados

Você já entendeu que o profissional de departamento pessoal é responsável por um setor muito importante da empresa, certo? É ele quem vai cuidar das rotinas dos colaboradores, bem como de assuntos burocráticos que exigem um certo conhecimento das atuais leis trabalhistas. Por isso, ele precisa sempre estar atento às leis pra que nem a empresa, nem os colaboradores tenham prejuízos.

Acompanhe com a gente alguns dos principais erros que devem ser evitados:

  • demora na devolução da carteira de trabalho: a CPTS pode ser retida por até 48h, após esse prazo, a empresa pode ser penalizada;
  • não solicitar exame admissional: o exame é uma regra do Programa de Controle Médica de Saúde Ocupacional e deve ser realizado em todos os novos colaboradores, pois garante a contratação de uma pessoa apta ao trabalho;
  • estar desatualizado quanto às leis trabalhistas: é imprescindível que o profissional de DP se mantenha atualizado quanto às novas regras e leis trabalhistas. Afinal, é ele quem coordena toda essa parte em uma empresa e precisa fazer o mais correto possível;
  • errar cálculos: manter as rotinas de departamento pessoal em dia é importante pra evitar esse erro. Isso porque, os colaboradores sabem quanto devem receber mensalmente e, se acaso houver uma diferença pra menos, o DP terá de explicar esse erro.
rotinas de departamento pessoal - profissional olhando para frente, colegas de trabalho ao fundo

O que esperar do futuro das rotinas de Departamento Pessoal?

O avanço tecnológico introduziu diversas soluções inteligentes nas empresas. Essas soluções permitiram o desenvolvimento de atividades, bem como a automação de processos, permitindo uma rotina mais humanizada, tornando os departamentos mais estratégicos.

Isso não é diferente com relação ao departamento pessoal. A utilização de softwares, ferramentas de gestão e a automação têm ajudado os departamentos a otimizarem suas atividades, melhorando o desempenho da equipe que não fica mais refém de recursos manuais e, assim, possíveis erros.

Com um sistema bem estruturado, o setor tende a crescer e desenvolver cada dia mais as suas atividades. Além disso, unificar e automatizar os processos permitem que as rotinas de departamento pessoal e de recursos humanos caminhem lado a lado na gestão de pessoas, aumentando as possibilidades de desenvolvimento.

Sendo assim, é possível utilizar tecnologias antes vistas como futurísticas e bem distantes de nós. A Inteligência Artificial e Big Data, por exemplo, auxiliam no desenvolvimento de atividades rotineiras que, ao automatizar, podem otimizar o tempo da equipe que pode atender a outras demandas estratégicas.

Com isso, as rotinas de departamento pessoal serão otimizadas e realizadas com mais eficiência e com menos possibilidade de erros. Mas, pra que isso aconteça, as empresas precisam entender que o departamento pessoal pode ir além dos processos operacionais, podendo entregar muito mais.

Fornecer dados e trabalhar de maneira estratégica é um dos diferenciais do futuro. Ou seja, será possível realizar análises baseadas em dados específicos pra identificar melhorias. Isso, inclusive, vai ajudar empresas a se posicionarem de maneira correta no mercado.

rotinas de departamento pessoal - profissional apresentando dados durante reunião

Quais os principais cargos e funções do setor de departamento pessoal?

Pra que as rotinas de departamento pessoal sejam desenvolvidas de maneira correta e eficiente, o setor conta com algumas funções específicas. Assim, a formação exigida vai depender do nível de responsabilidade do profissional, bem como a necessidade de conhecimentos específicos pra função.

Algumas atividades corriqueiras podem ser realizadas por toda a equipe. Contudo, algumas mais específicas, são atribuídas aos profissionais que já passaram pelo treinamento e experiência, pois contam com mais segurança pra realizar essas atividades.

Se liga na hierarquia de cargos e funções do departamento pessoal!

Gestor ou coordenador de DP

Esse profissional deve ter o domínio de todas as áreas pra orientar corretamente a equipe. Afinal, é ele que vai treinar, propor soluções pros problemas e é o porto seguro pra que todos possam tirar dúvidas.

Geralmente, o gestor é formado em Administração e tem vasta experiência em cargos operacionais. Com o desenvolvimento de sua carreira, chegou ao nível mais alto da hierarquia. Além disso, pra um melhor desempenho, esses profissionais contam com pós-graduações em Recursos Humanos ou áreas relacionadas à Gestão de Pessoas.

Analista de DH

Nas rotinas de departamento pessoal, o analista é o braço direito do gestor. Dessa forma, tem conhecimento mais aprofundado e executa as tarefas mais complexas. Além disso, auxilia o gestor na conferência de documentos pra garantir que tudo saia conforme o planejado, sem erros, como pagamentos ou descontos indevidos.

Assistente de DP

Já o assistente é, praticamente, o aprendiz de analista. Ou seja, ele ajuda com as atividades mais complexas como auxiliar, mas tem autonomia pra realizar tarefas de menor complexidade. Contudo, é sempre orientado a respeito das particularidades e legislações que podem impactar nos processos de DP.

Auxiliar de DP

Esse profissional dá suporte em diversas atividades. Assim, ele pode escanear documentos, arquivar fichas, preencher planilhas, tramitar documentos, entre outras coisas. No entanto, ele precisa ser acompanhado, pois pode ser novo no departamento pessoal e isso requer conhecimento de algumas regras.

rotinas de departamento pessoal - pessoa fazendo anotações no caderno e estudando no notebook

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