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O que são rotinas administrativas e como funcionam?

Seja sincero com a gente: quando você era criança já pensou coisas como “o que os adultos fazem dentro dos prédios? Por que meu pai não pode faltar nenhum dia ao trabalho?”

Pois bem, para que uma empresa funcione bem, todos os dias diversos profissionais de diversas áreas precisam mexer com um pedacinho das engrenagens que fazer a companhia rodar: isso inclui a manutenção de máquinas, a limpeza dos ambientes, rotinas administrativas e diversas outras atividades.

Nesse texto falaremos desse último ponto citado acima: as rotinas administrativas. Essas são funções fundamentais para o funcionamento das empresas, e você vai conhecer mais sobre elas a partir de agora.

rotinas administrativas – pessoa sentada no escritório mexendo no tablet

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas são os processos que fazem com que o dia a dia burocrático das empresas corram de forma fluida. Aqui o termo burocrático não tem o sentido pejorativo que costumeiramente é atribuído a ele.

Os processos, com seus respectivos passos e maneiras específicas de executá-los, são fundamentais para que a estrutura administrativa de um departamento corra bem.

De forma mais prática, estamos falando de pagamentos, preparação e envio de documentações, atendimento, registro de pontos etc.

Quais são as rotinas de uma empresa?

Toda empresa tem, pelo menos, os seguintes departamentos: recursos humanos, marketing e vendas, produção e financeiro. Portanto, é comum que as rotinas administrativas sejam compostas por:

  • elaboração de relatórios semanais;
  • agendamento de reuniões com acionistas;
  • emissão de notas fiscais;
  • lançamento de despesas no sistema;
  • agendamento de pagamentos;
  • controle de ponto dos funcionários.

Conforme a gente se aprofunda na compreensão de uma empresa e conhece seu mercado, tipo de negócio e nicho, percebe que algumas rotinas administrativas são particulares e não existem em outros ramos.

O departamento de logística, por exemplo, não existe na maior parte dos escritórios de advocacia.

pessoa fazendo anotações ao lado do computador

Então toda empresa desenvolve sua rotina conforme as necessidades percebidas. Mas é comum que todas elas possuam os itens mencionados acima em seu cotidiano.

Qual é a importância de ter uma rotina administrativa bem estruturada?

A verdade é que sem organização é quase impossível qualquer atividade dar certo ou ir para frente e, quando vai, ocorre alguma intercorrência no meio do caminho. Assim, fica cada vez mais difícil para os negócios atingirem seus objetivos. 

Prova disso são os dados coletados pelo SEBRAE, em que 55% das empresas fracassaram porque os empresários não elaboraram um bom plano de negócios. 

E, claramente, como profissional você não vai querer trabalhar em um ambiente que não prospera, não é mesmo?

Assim, os resultados de um negócio dependem de rotinas administrativas bem estruturadas, garantindo que todos os setores estejam na mesma página e as tarefas diárias corram como o esperado. 

Quais são os pilares das rotinas administrativas?

Para que as rotinas administrativas ocorram de forma eficiente, é necessário contar com o apoio de algumas áreas. São elas: gestão financeira, gestão de pessoas, marketing e atendimento ao cliente.

O primeiro pilar é a gestão financeira, responsável pelos recursos financeiros da empresa. Nela são estabelecidos os pagamentos e fluxo de caixa.

Em seguida temos a gestão de pessoas, responsável por recrutar e reter os talentos dos negócios. Nesse setor em especial existem diversas atividades administrativas, como ordem de pagamentos, análise de desempenho, contratação e demissão etc.

No marketing, a estratégia é atrair pessoas para consumir os recursos da empresa. Aqui as rotinas englobam a comunicação, campanhas, pesquisa de público alvo, entre outras diversas atividades.

Por fim, é no atendimento ao cliente que a empresa pode manter um diálogo com os clientes, compreendendo suas maiores dúvidas, efetuando vendas, solucionando reclamações, dando sugestões — o que não faltam nesta etapa são rotinas administrativas. 

rotinas administrativas – pessoa movendo pinos na parede em cards de projeto

Como elaborar as rotinas administrativas?

Não tem segredo, é só observar o que o mercado requer pra uma empresa ter sucesso na área e observar a organização com olhar intraempreendedor.

Ou seja, é essencial que tanto os administradores como os auxiliares administrativos saibam a importância que têm e a diferença que fazem.

E pra se sentir uma pessoa administradora competente e confiante, a bagagem acadêmica faz toda a diferença.

E aí, gostou do conteúdo que trouxemos? Então, que tal conhecer o curso de Administração da Descomplica Faculdade Digital?