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Gestão de processos: conheça o que é, os benefícios e o dia a dia na área!

Nenhuma empresa, atividade ou profissional consegue se desenvolver sem uma boa gestão de processos. Você sabe o que é isso e já chegou a trabalhar em função desse conceito?

Conforme as várias tarefas do dia a dia de trabalho vão se tornando sofisticadas, você precisa enxergá-las como grandes checklists pedindo pra serem marcados como finalizados. A partir dessa visualização, também conseguimos enxergar possíveis caminhos pra melhorias.

Esses aprimoramentos serão decisivos pra entregar um produto ou serviço de maior qualidade aos seus clientes ou público-alvo. E isso terá um efeito altamente positivo em seus resultados.

A seguir, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre gestão de processos e como esse conceito é importante pro desenvolvimento de qualquer tipo de empresa.

pessoas batendo as mãos felizes no escritório

O que é gestão de processos?

A gestão de processos representa as práticas necessárias pra melhorar e otimizar cada passo das atividades realizadas por uma empresa. É um trabalho que envolve cada etapa dessas tarefas, indo desde o planejamento delas até a execução.

Todo tipo de organização pode se beneficiar de uma boa gestão de processos. Afinal, esse é o jeito pra garantir o cumprimento das etapas certas até alcançar cada objetivo com suas tarefas. Também é algo essencial pra evitar erros e falhas no meio do caminho.

Só que, claro, tudo isso depende de uma gestão de processos de qualidade, que seja baseada nas necessidades e características específicas da empresa. Como cada uma é diferente, tem objetivos distintos e processos que variam, a abordagem precisa ser personalizada.

Pra facilitar o trabalho de gestão de processos, é possível usar alguns modelos consolidados nessa área. Eles ajudam a visualizar possíveis caminhos pra otimização, identificar pontos de atenção e mapear cada estágio das atividades da sua empresa.

Um exemplo disso é o Ciclo PDCA, que consiste em uma roda com as etapas plan (planejar), do (fazer), check (acompanhar) e act (agir). Outra possibilidade é o modelo 5S, baseado em termos japoneses pra organizar seus processos: seiri (classificar), seiton (organizar), seiso (limpar), seiketsu (padronizar), shitsuke (manter).

Diferenças entre gestão de processos e gestão por processos

Pode ser que você encontre referências a gestão por processos ao fazer pesquisas sobre gestão de processos. No entanto, é preciso saber que existem algumas diferenças bem importantes entre esses dois conceitos.

A gestão de processos é o assunto deste artigo, então você poderá encontrar bastante informação relevante sobre ele nas seções seguintes. Alguns parágrafos atrás, você já conferiu a definição formal dessa ideia.

A gestão por processos é um modelo de funcionamento pra empresas que se condiciona a partir de processos organizados e padronizados. Ou seja, é algo relacionado a uma governança corporativa com foco em processos produtivos consolidados.

Dessa forma, fica claro que uma gestão por processos somente se faz a partir de uma boa gestão de processos

gestão de processos - corredor de escritório vazio

Quais são os benefícios de uma boa gestão de processos?

A melhor forma de entender a importância de uma gestão de processos de qualidade envolve conhecer os benefícios disso. Afinal, a gente não está falando de uma moda passageira ou de algo dispensável.

A gestão de processos é fundamental pra que as empresas possam alcançar vantagens bem interessantes pro próprio desenvolvimento e pra se destacar no mercado.

Quer saber mais sobre isso? Então, fique de olho a seguir pra conhecer quais são os principais benefícios de ter uma boa gestão de processos.

Mais qualidade nas entregas

Com processos bem organizados a partir de uma gestão competente, as equipes passam a gerar entregas de maior qualidade. E isso é bastante positivo, certo?

Afinal, uma consequência direta disso é oferecer serviços e produtos que agradam mais o seu público-alvo. Isso gera um aumento na satisfação de seus clientes, o que consequentemente contribui pra qualidade dos seus resultados.

Então, fica nítido que a gestão de processos bem feita tende a impactar positivamente todos os aspectos das suas operações do dia a dia. 

Possibilidades de automação

Ao analisar a sua gestão de processos de maneira próxima com foco em otimização, você também poderá identificar possíveis oportunidades pra automatizar as suas atividades.

Isso não significa substituir as suas equipes por robôs, mas sim contar com a ajuda de softwares pra aquelas atividades mais repetitivas que não exigem raciocínio. Então, o tempo das suas equipes fica liberado pra aquelas demandas que realmente exigem humanos.

Essas tarefas podem representar um conjunto significativo das suas atividades, o que contribui pra times mais sobrecarregados sem necessidade. Em vez disso, trabalhar com gestão de processos possibilita abrir os olhos pra possíveis caminhos de automação.

Diminuição de erros e desperdícios

Uma boa gestão de processos também ajuda a diminuir drasticamente os erros cometidos em suas atividades do dia a dia. Além disso, contribui pra que ocorram menos falhas em suas atividades. Como tudo isso acontece?

Trata-se de uma consequência de padronizar a forma de trabalhar nas várias frentes de atuação da empresa. Como todo mundo segue as melhores práticas em relação a cada demanda, existem menos oportunidades pra desviar do correto e cometer erros.

Essa é outra consequência da gestão de processos que impacta positivamente nas suas entregas aos clientes. Assim, a tendência é gerar um efeito cada vez mais positivo no mercado.

Maior aproveitamento do tempo

O trabalho com gestão de processos também envolve a otimização deles, cuja consequência direta é um melhor aproveitamento do tempo de todos os envolvidos.

Seja por meio de automação ou simplesmente através da padronização, o tempo de cada profissional poderá ser melhor utilizado graças à gestão de processos. Assim, eles poderão dedicar a atenção deles a tarefas realmente importantes.

Uma boa gestão de processos também ajuda a identificar gargalos de tempo, que são aquelas demandas que prejudicam a produtividade de todos e exigem revisão.

Facilidade para escalar as equipes

A gestão de processos também é uma ferramenta essencial pra administrar as variações nos tamanhos das suas equipes. Por inúmeros motivos, pode ser que você precise aumentar ou diminuir os seus times, o que invariavelmente causa impactos na produtividade.

No entanto, se você tem uma boa gestão de processos em atividade, esses impactos são severamente diminuídos. Afinal, todo mundo pode seguir as mesmas abordagens em suas práticas do dia a dia, sejam novos, sejam antigos colaboradores.

Dedicar-se à gestão de processos também ajuda no processo de onboarding de novos integrantes das equipes. Afinal, essas pessoas poderão se integrar mais rapidamente às práticas bem consolidadas pra as atividades do dia a dia.

gestão de processos - pessoa explicando algo em reunião

Quais áreas da empresa são afetadas pela gestão de processos?

Quando a gente fala da importância da gestão de processos, também vale a pena olhar pra as formas como ela impacta as atividades do dia a dia das empresas.

Ou seja, ela é uma ferramenta essencial pro sucesso dos negócios em qualquer área de atuação por contribuir positivamente com o progresso.

Que tal aprender mais sobre isso? A seguir, a gente separou as principais áreas das empresas que são afetadas por uma boa gestão de processos. Confira!

Tomada de decisões

A gestão de processos é essencial pra tomar decisões mais inteligentes na empresa. E elas são, afinal, essenciais pro sucesso de qualquer organização independentemente do mercado em que está inserida, certo?

Essas áreas se afetam porque a gestão de processos possibilita enxergar com mais nitidez o funcionamento da empresa. A partir daí, ficam visíveis as oportunidades de melhorias que apontam pra decisões concretas.

Ao mesmo tempo, uma gestão de processos de qualidade possibilita entender as necessidades do negócio e enxergar as melhores escolhas que levarão até elas.

Governança corporativa

Uma boa gestão de processos se faz como parte de uma governança corporativa de qualidade. Esse é o guarda-chuva que envolve tudo o que diz respeito ao funcionamento de uma empresa, o que vai desde os seus padrões de processos até sua cultura interna.

Mais do que tudo, é um trabalho dedicado a fazer com que as suas diretrizes tenham valor pra todos os integrantes da organização. Se a governança corporativa for fraca, então fica muito mais difícil desenvolver o negócio.

A gestão de processos é essencial pra que a governança corporativa possa entender melhor as suas próprias atividades e encontrar oportunidades constantes pra melhorar.

Estratégia empresarial

Toda empresa precisa de uma estratégia em curso que a leve até os seus objetivos. No entanto, sem uma gestão de processos de qualidade, será praticamente impossível segui-la.

A estratégia empresarial é aquele mapa que aponta pros caminhos onde a organização quer chegar. Porém, é preciso usar as ferramentas certas pra chegar até lá, senão ninguém sai do lugar. Uma das principais delas é a gestão de processos.

Isso acontece por meio da garantia de que todas as atividades da empresa sejam seguidas de acordo com o que é otimizado e considerado uma boa prática. Ao ter essa garantia de eficiência, a sua estratégia empresarial tende a funcionar.

Elaboração de projetos

A gestão de processos também afeta o dia a dia das equipes, como no caso da elaboração de projetos. Sem ela, cada nova iniciativa é como reinventar a roda toda vez que precisar dirigir até determinado lugar.

Ao ter processos bem documentados e consolidados entre os seus colaboradores, você pode desenvolver projetos cada vez mais exigentes e alinhados com seus objetivos corporativos.

Além disso, a gestão de processos permite realizar auditorias detalhadas sobre possíveis lacunas ou falhas nos seus planos que possam prejudicar o andamento de seus projetos. Ou seja, há menos chances de começar a dirigir com um dos pneus furados.

Mensuração de resultados

Toda iniciativa precisa ser mensurada pra se ter certeza da sua eficácia. Senão, você arrisca perder tempo e recursos em atividades que não agregam valor pros objetivos da empresa.

A gestão de processos ajuda muito na mensuração de seus resultados. Ou seja, você consegue enxergar o quanto está se aproximando das suas metas e identificar quais passos foram fundamentais pra isso (ou prejudicaram o trabalho).

Esse trabalho também envolve saber quais indicadores realmente apontam o seu sucesso e possibilita se manter longe daqueles que não correspondem às suas metas.

gestão de processos - pessoas trabalhando em volta de uma mesa

Como implementar uma boa gestão de processos na empresa?

Como você aprendeu até aqui, a gestão de processos é essencial pro sucesso de uma empresa de qualquer área. No entanto, pra isso, é preciso implementar esse tipo de atividade da maneira correta, seguindo as suas boas práticas mais consolidadas.

Vamos começar? A seguir, a gente separou os passos fundamentais pra você implementar uma boa gestão de processos em sua empresa.

Mapeie todas as atividades das suas equipes

Pra que seja possível ter uma boa gestão de processos, antes de tudo é necessário mapeá-los. Então, é preciso arregaçar as mangas e começar a analisar cada passo de cada tarefa executada por todas as suas equipes.

Isso parece e realmente é trabalhoso, mas é algo essencial pra que seja possível identificar oportunidades de melhorias e possíveis falhas que estejam comprometendo a sua eficácia e produtividade. Esse trabalho também é importante pra padronizar cada etapa dos processos.

Nesse ponto, vale a pena apostar no visual. Representar as atividades das suas equipes usando recursos como fluxogramas e diagramas é um ótimo caminho pra que todos possam entender o que está anotado.

Defina indicadores de desempenho

Se o seu objetivo é ter sucesso com a gestão de processos, primeiramente é preciso definir o que exatamente é esse sucesso. Ou seja, é necessário definir os seus indicadores de desempenho, que são os principais sinais de que tudo está dando certo.

Por exemplo, se você deseja trabalhar com uma boa gestão de processos pra melhorar a produtividade das equipes, então aí está uma pista dos seus indicadores de desempenho.

Identifique pontos falhos recorrentes

Se um problema está acontecendo de forma recorrente, ele tem o potencial de comprometer toda a sua operação por tempo indeterminado. E isso não pode acontecer em uma boa gestão de processos.

Felizmente, a solução pra isso também está na gestão de processos. Parte do trabalho envolve identificar pontos falhos e implementar as melhores soluções pra que eles não aconteçam com frequência.

Pra isso, é necessário identificar o curso mais otimizado possível de cada atividade. A partir daí, qualquer ponto que desvie desse caminho deve ser avaliado e padronizado.

Encontre oportunidades de otimização

A partir de um bom mapeamento de processos, você pode começar a enxergar possíveis oportunidades pra encurtar suas etapas. Isso significa cortar o que é ruim e aproximar cada vez mais os passos pra alcançar seus objetivos.

Só que uma boa gestão de processos não sai por aí buscando acelerar tudo e todos. É preciso avaliar o contexto de cada atividade e somente atuar em função de tarefas que realmente possam ser otimizadas.

É por isso que vale a pena contar com um mapeamento completo de todos os processos da sua organização, que é o primeiro passo recomendado por essa lista. Com ele, você poderá eliminar gargalos de tempo e valorizar os passos mais importantes.

Estabeleça uma rotina de treinamentos

Pra que seja possível contar com a colaboração de todos os integrantes de suas equipes em uma gestão de processos de qualidade, é necessário que você crie uma rotina de treinamentos pra esses colaboradores.

Afinal, é quase certo que surgirá a necessidade de nivelar as formas como eles abordam cada atividade, buscando padronizar a qualidade com que conduzem suas tarefas tendo em mente a visão da empresa sobre otimização.

Esses treinamentos também serão úteis pra renovar os conhecimentos e a experiência das suas equipes, mantendo-as em sintonia com as tendências do mercado.

Tenha um canal aberto para feedbacks

A gestão de processos não se faz sozinha. Na verdade, ela depende bastante da interação com as equipes cujos processos são otimizados por parte da rotina. Então, você precisa criar um canal de feedback em via dupla com essas pessoas.

Isso significa permitir que seus colaboradores possam sugerir melhorias e oferecer seus próprios pontos de vista sobre mudanças em relação a processos. Afinal, trata-se de um aspecto que corresponde diretamente às atividades do dia a dia desse público.

Conte com a tecnologia

Felizmente, o trabalho com gestão de processos não precisa ser todo feito manualmente. Afinal, existem diversas ferramentas capazes de ajudar nas várias etapas dessa atividade, indo desde o mapeamento das tarefas até a documentação de cada estágio delas.

Então, leve em consideração quais são as suas principais necessidades em relação à gestão de processos e busque por ferramentas que sejam capazes de ajudar na otimização deles.

É ainda melhor se elas permitem o compartilhamento do conteúdo com as suas equipes, o que ajuda a difundir possíveis mudanças. Se você quer algumas dicas de quais ferramentas de gestão de processos podem beneficiar a sua empresa, fique de olho na seção seguinte deste artigo!

Busque a ajuda de especialistas

O ramo da consultoria pode ajudar e muito as empresas que precisam de um empurrãozinho na hora de tratar a sério a gestão de processos. Ou seja, vale muito a pena contar com a ajuda de profissionais especializados nesse tipo de trabalho pra dar o primeiro passo.

Não se trata de um compromisso que precisa ser eterno. Você pode chamar um consultor pra ajudar a elaborar um plano de reestruturação de gestão de processos e conduzi-lo a partir desse ponto.

Dessa forma, vale a pena pesquisar por especialistas que sejam capazes de agregar valor aos seus planos relacionados à gestão de processos. Analise cuidadosamente os currículos dessas pessoas e os seus principais resultados.

Documente os pontos da sua gestão de processos

Quaisquer mudanças e implementações realizadas no contexto da sua gestão de processos devem ser devidamente documentadas. Além disso, esses registros devem ser plenamente acessíveis pelos integrantes das suas equipes.

Os meios digitais ajudam muito a potencializar isso. Você pode criar um documento compartilhado com as informações referente aos seus processos ou até mesmo fazer uso de ferramentas especializadas pra esse fim.

O ponto mais importante é não deixar ninguém de fora do acesso desse tipo de informação. Afinal, o desconhecimento sobre os seus processos pode comprometer quaisquer iniciativas voltadas à otimização.

Identifique possíveis melhorias constantemente

Mesmo depois de um grande primeiro esforço voltado à gestão de processos, isso não significa que o seu trabalho terminou. Na verdade, ele está só começando.

Afinal, você precisa permanecer vigilante em busca de possíveis melhorias de forma constante conforme as suas atividades se desenvolvem e se transformam. Todos os dias também podem surgir tendências capazes de apresentar novas oportunidades de otimização em seu segmento.

 pessoas em reunião olhando para uma tela

Quais são as melhores ferramentas de gestão de processos?

A tecnologia é uma poderosa aliada da gestão de processos. Afinal, atualmente podemos contar com diferentes tipos de softwares que ajudam muito a mapear e organizar os processos corporativos, além de permitir que eles sejam compartilhados com facilidade entre os seus colaboradores. Pra isso, basta saber quais recursos utilizar.

E é nisso que a gente vai ajudar você a partir de agora. Conheça abaixo quais são as melhores ferramentas focadas em gestão de processos pra empresas.

Asana

A primeira vista, o Asana é como uma grande lista de tarefas compartilhadas. No entanto, é a partir daí que se transforma em uma poderosa ferramenta de gestão de processos.

Utilizando checklists dinâmicos que possibilitam marcar pessoas e incluir anexos, você pode monitorar cada etapa de seus projetos e delegar cada uma delas pros colaboradores certos.

Além disso, o Asana facilita a comunicação entre cada parte envolvida nas tarefas. Tudo fica documentado e acessível, evitando a necessidade de vasculhar as suas caixas de e-mail por informações importantes. 

Runrun.it

O foco principal do Runrun.it é a mensuração do tempo dedicado a cada tarefa. Só que, a partir daí, é possível consolidar muitas das suas iniciativas de gestão de processos.

Com o Runrun.it, é possível realizar um monitoramento detalhado do desempenho das equipes e como cada etapa dos seus projetos impactam a produtividade delas. Tudo isso fica disponível em um grande banco de dados acessível tanto do computador quanto do celular.

Além de tudo, o Runrun.it possibilita identificar atividades que contam com variações de tempo muito díspares umas entre as outras. Ao padronizar esses aspectos, você pode dar os primeiros passos em direção à otimização.

Heflo

O Heflo tem como foco principal ajudar na sua modelagem de processos, o que é essencial pra uma gestão preocupada em otimizar as atividades do dia a dia. Com um design atrativo e intuitivo, ele não é complexo de usar e permite se concentrar totalmente na sua gestão de processos.

Aliás, o Heflo é um ótimo exemplo de recursos simples de usar, mas que permite um aprofundamento significativo pra funções avançadas. Vale a pena dedicar mais tempo a aprender sobre tudo o que ele tem a oferecer.

Além disso, você não precisa se preocupar em perder os seus dados pra falhas mecânicas, já que tudo fica salvo na nuvem e é acessível de qualquer dispositivo. Isso é particularmente útil na hora de compartilhar seus mapas de processos com outros integrantes da equipe.

Microsoft Visio

O Visio faz parte da suíte de aplicativos do Microsoft Office, tendo como foco principal o mapeamento de processos corporativos. Isso é feito a partir do uso de diversos elementos gráficos que servem pra identificar os vínculos entre cada etapa das suas atividades.

Por meio da integração com outros programas da Microsoft, é possível incorporar informações de documentos do Word, planilhas do Excel, entre outros. Por fim, o Visio faz parte dos aplicativos do Office 365, que funciona totalmente a partir da nuvem.

Canva

Há vezes em que tudo o que você precisa pra sua gestão de processos é uma ferramenta que ajude a criar representações visuais das suas atividades com o máximo de recursos. E é nesse contexto que entra o Canva.

Ele é como um editor de imagens altamente integrado a bancos de imagens e demais recursos visuais. Com ele, você pode mapear os seus processos de maneira altamente atrativa e intuitiva.

O Canva também é muito utilizado pra criar peças de marketing digital, então vale a pena conhecer todas as possibilidades dele pra atender às demandas de comunicação da sua organização.

A gestão de processos é uma parte integrante fundamental do funcionamento de qualquer tipo de empresa. Ao considerar as informações que a gente separou neste artigo, você já tem tudo o que precisa pra começar a trabalhar em função desse benefício em seu dia a dia. Além disso, vale a pena buscar a qualificação certa pra essa atividade.

Quer uma ajuda nisso? Então, é só acessar a Pós Online Descomplica e descobrir as diferentes ofertas voltadas pro ambiente corporativo.