Robô da SAEB elimina 800 processos e corta análise de 110 para 1 dia
A automação entrou para valer na gestão pública estadual: um robô que analisa processos de compras e contratações reduziu o tempo de avaliação de até 110 dias para apenas 1–2 dias úteis e eliminou um passivo de cerca de 800 processos. O projeto é fruto de uma parceria entre áreas de logística e inovação e usa Robotic Process Automation (RPA) com a ferramenta MS Power Automate.
O que mudou na análise de compras
Antes da automação, a Coordenação Executiva da Superintendência de Recursos Logísticos recebia mais de 1.200 processos por mês e uma avaliação podia levar até 110 dias. Com o robô — identificado internamente como SEI_SRL_COE — grande parte das etapas repetitivas passou a ser executada automaticamente, reduzindo o tempo médio para um ou dois dias úteis. Além do tempo, a equipe conseguiu zerar um backlog de cerca de 800 processos.
Processos de compras e contratações exigem checagens sistemáticas: verificação de documentos, conferência de preços frente aos parâmetros da administração pública, consistência da instrução processual e conformidade com regras internas. Essas verificações têm padrões claros e grande volume de trabalho — cenário ideal para automação.
Entenda o RPA e a ferramenta usada
RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que automatiza tarefas repetitivas realizadas por humanos em interfaces digitais — por exemplo, extrair dados de um sistema, comparar valores em planilhas, preencher formulários ou gerar relatórios. Não é necessariamente inteligência artificial: muitas soluções RPA seguem regras definidas. Quando combinada com IA (como reconhecimento de texto ou classificação automática), a automação fica mais poderosa.
No caso relatado, a Saeb usou o MS Power Automate, plataforma que permite criar fluxos automatizados integrando sistemas, e já é amplamente adotada no setor público e privado por sua integração com suites de produtividade e facilidade de desenvolvimento low-code. Segundo a própria secretaria, há hoje 12 projetos em andamento, 17 concluídos, nove prestes a iniciar e três em homologação — sinal de que a abordagem vem sendo aplicada em escala.
Benefícios práticos além da velocidade
- Padronização: o robô aplica as mesmas regras de checagem sempre, reduzindo vieses e variação entre analistas.
- Produtividade: liberam-se analistas para tarefas que exigem julgamento técnico, como avaliar propostas complexas ou riscos não triviais.
- Redução de passivo: limpar filas antigas melhora a governança e a transparência dos processos.
- Melhoria na prestação de serviço interno: órgãos que dependem da análise ganham respostas mais rápidas, acelerando execução de compras essenciais.
Riscos e cuidados que não podem faltar
Automação não é mágica. Há pontos que gestores públicos devem controlar:
- Governança e auditoria: toda regra implementada pelo robô deve estar documentada e auditável.
- Validação humana: automatizar etapas repetitivas aumenta velocidade, mas decisões finais que exigem julgamento técnico devem permanecer sob responsabilidade humana.
- Segurança de dados: integridade e confidencialidade das informações tratadas pelo robô precisam de controles.
- Gestão de mudança: treinar equipes, revisar fluxos e adaptar rotinas internas evita resistência e falhas operacionais.
- Monitoramento de performance: indicadores como tempo médio de análise, taxa de retrabalho e acerto nas checagens devem ser acompanhados.
Como escalar com responsabilidade
Para ampliar projetos de RPA e IA sem criar riscos, vale adotar um roteiro prático: mapear e priorizar processos com alto volume e baixa complexidade; provar conceito em um fluxo-piloto; estabelecer políticas de governança; integrar com sistemas garantindo logs e controle de acesso; e treinar analistas para funções de supervisão e tratamento de exceções. A experiência mostra que resultados rápidos são possíveis, mas o verdadeiro ganho vem quando automação entra num plano estratégico de transformação.
Conclusão
O projeto da secretaria estadual é um exemplo claro de como tecnologias maduras como RPA, bem aplicadas, podem transformar rotinas administrativas: corte drástico de prazos, eliminação de backlogs e realocação de trabalho para análise técnica de maior valor. Mas para que esse avanço se mantenha é preciso governança, segurança e investimento em capacitação.
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Revisão editorial: Bruno Quintela - LinkedIn
