O trabalho com planejamento de projetos é um dos mais importantes pra empresas de diversas áreas. Afinal, é ele quem garante a boa condução de suas principais iniciativas, desde ações internas até a criação de produtos.
É por isso que tantas organizações buscam gestores de projetos capacitados pra essa tarefa tão decisiva. Esses profissionais costumam ter experiência em gerenciar processos, delegar tarefas, estabelecer cronogramas e usar o orçamento disponível.
No entanto, essa área ainda pode significar um mistério pra muita gente. Se você acha esse tipo de trabalho interessante, vale a pena se aprofundar mais a respeito do planejamento de projetos pra escolher essa carreira.
Quer saber mais sobre ela? Então, confira, a seguir, as principais informações sobre o que é planejamento de projetos e como realizá-lo.
O que é o trabalho de planejamento de projetos?
O principal objetivo de um planejamento de projetos é estabelecer o que será feito e como. Isso é muito importante pra realização de cada etapa do que você deseja fazer, além de não se esquecer de nada e indicar as pessoas certas pra cada tarefa.
Dessa forma, o trabalho de planejamento de projetos envolve um profissional responsável por fazer tudo isso funcionar. Ele geralmente é chamado de gerente de projetos, mas pode ter outros nomes como coordenador, supervisor ou gestor.
Sem um bom planejamento, os seus projetos tendem a sair do controle. Ou seja, prazos serão ignorados, haverá falha de comunicação entre as equipes e seu resultado ficará bem longe dos seus objetivos.
Esse profissional geralmente é alguém que faz uma pós-graduação nessa área. Ou seja, é comum que comece com uma graduação no segmento que prefere e, depois, busque uma especialização em gestão de projetos.
Como fazer o planejamento de um projeto?
O trabalho de planejamento de projetos precisa ser altamente meticuloso e detalhista. Afinal, somente assim será possível seguir cada etapa corretamente e alcançar os resultados que a empresa deseja.
A seguir, conheça quais são os passos mais importantes de como planejar um projeto.
Escolha uma metodologia
Uma grande boa notícia é que você não precisa reinventar a roda toda vez que fizer o planejamento de um projeto. Afinal, existem metodologias já consolidadas que facilitam em muito esse processo, permitindo o uso de etapas pré-definidas que otimizam seu trabalho.
Os principais exemplos de metodologias de projetos mais utilizadas em vários segmentos incluem a metodologia ágil (por exemplo, Scrum) e a metodologia híbrida.
Estabeleça os seus objetivos
Todo projeto tem que ter um objetivo. Senão, ele nem tem uma razão pra existir.
Então, uma das etapas iniciais mais importantes do planejamento de projetos envolve a definição dos seus objetivos. Ou seja, é o que você e sua empresa pretendem conquistar ao desenvolver aquilo que estão planejando.
Além disso, é fundamental que esses objetivos sejam bem concretos e direto ao ponto. Do contrário, você arrisca trabalhar sem foco.
Defina o seu escopo
O escopo de um projeto é a lista de todo o trabalho dele. Ou seja, cada etapa de sua realização deve sair exclusivamente do escopo definido no início. Caso contrário, você arrisca desperdiçar recursos com o que não é importante.
Além disso, o escopo precisa detalhar o que cada etapa envolve, seus objetivos individuais e ferramentas pra alcançar seus objetivos. Aqui, também vale a pena dividir o seu projeto em partes menores pra facilitar na organização dele.
Monte o seu orçamento
Nenhum planejamento de projetos está completo sem um orçamento. Afinal, é a partir dele que sairão os recursos necessários pra chegar até onde a sua empresa deseja.
Um orçamento maior pode significar mais liberdade pra desenvolver mais o seu projeto, mas isso requer uma boa organização pra usar esse recurso de forma inteligente. Ao mesmo tempo, ter um orçamento mais limitado pode inviabilizar algumas ideias do seu escopo, que talvez precise ser revisto.
Analise as oportunidades e riscos
Todo projeto interage com oportunidades e riscos. Afinal, isso é inerente de qualquer tipo de iniciativa que conduzimos. Então, outra parte fundamental do processo de planejamento envolve considerar quais são possíveis oportunidades e riscos desse processo.
Você precisa se preparar pra cada cenário, seja ele positivo ou negativo. Ou seja, o objetivo é aproveitar as oportunidades de desenvolvimento do projeto e se proteger contra os efeitos de possíveis riscos.
Defina as responsabilidades e papéis
Outro papel fundamental do planejamento de projetos é definir quais profissionais serão responsáveis por cada etapa da realização dele. É nesse momento em que as habilidades são consideradas, além da contratação de possíveis reforços e parceiros.
Saber delegar tarefas é uma das competências mais importantes pra um gestor de projetos. Ou seja, identifique os talentos individuais da equipe e aponte cada etapa pra melhor pessoa possível.
Crie o cronograma
Nenhum projeto consegue sair do papel sem ter um cronograma bem definido em sua fase de planejamento. É nesse momento que você deve abrir o calendário e especificar em quais datas cada etapa precisa ser concluída.
Pra isso, certifique-se de levar em consideração o tempo necessário pra cada tarefa e incluir “respiros” que sirvam pra conter imprevistos. Além disso, lembre-se de que esse cronograma deve ficar acessível a todo o seu time.
Coloque a mão na massa
Depois do planejamento de projetos, resta colocar tudo em prática. Esse é o momento de seguir à risca o seu cronograma, utilizar as melhores metodologias e ferramentas, além de contar com as contribuições dos profissionais certos pra cada etapa.
Por fim, lembre-se de que o seu planejamento deve ser devidamente documentado em sua empresa. Ou seja, ele precisa ser acessível no futuro pra ser possível aprender com ele e utilizá-lo como base pra novas iniciativas.
Trabalhar com planejamento de projetos é algo que envolve organização, produtividade e um olhar competente pros talentos individuais da sua equipe.
Assim, é algo que faz toda a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma iniciativa em sua empresa. Portanto, certifique-se de seguir cada passo adequadamente e aprender com seus resultados.
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