A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimentos e experiências, pra atingir os objetivos específicos do projeto nos parâmetros acordados conforme os critérios de aceitação do projeto.
As entregas finais do gerenciamento de projetos são limitadas por prazos e orçamentos. Um fator-chave que diferencia o gerenciamento de projetos do mero “gerenciamento” é que ele possui entregas finais e um período limitado, enquanto o gerenciamento é um processo contínuo.
Portanto, os profissionais de design precisam de uma ampla gama de habilidades, geralmente habilidades técnicas, mas claro, habilidades de gestão de pessoas e um senso de negócios.
Qual a importância nas organizações?
Feito corretamente, o gerenciamento de projeto pode ajudar todas as partes do negócio a funcionar com mais facilidade.
Ele permite que sua equipe se concentre no que importa sem se distrair com tarefas que descarrilam ou orçamentos que saem do controle. Isso permite que eles forneçam resultados que realmente impactam os negócios.
Também permite que seus funcionários entendam como seu trabalho contribui pros objetivos estratégicos da empresa.
O gerenciamento de projetos é importante porque mantém todas as partes interessadas do projeto na mesma página, evita conflitos e garante que o projeto não saia do curso.
Economia de tempo e dinheiro
Com o projeto correto, você garante que seu trabalho seja entregue no prazo e dentro do orçamento.
Usando uma abordagem de gerenciamento de projetos, você organizará sua jornada de projeto desde o início e se antecipa onde quer que os prazos sejam medidos.
E o custo calculável? Bem, isso pode diminuir e assim você alocará muitos recursos com eficiência, servindo pra evitar atrasos e estouros de projetos.
Melhora na comunicação interna
Com a criação correta, você poderá garantir que seu trabalho seja entregue no prazo e dentro do orçamento.
Trabalhar junto pode ser difícil. Com processos de gerenciamento de projetos econômicos adicionais, você poderá reduzir a qualidade da colaboração, aumentar a transparência e garantir a responsabilidade, mesmo operando entre grupos ou departamentos.
O trabalho em equipe, como o trabalho cobiçado, permite que sejam simplificados os processos e melhore o fluxo de trabalho com a capacidade de usar modelos de projeto e lista de tarefas, definir tarefas recorrentes e atribuir tarefas a vários membros da equipe com base em sua função de trabalho. Mas tem mais!
Tome melhores decisões de negócios
Com uma leitura mais clara de como seus resultados estão progredindo, você obterá muitas informações sobre onde os recursos estão sendo usados, o que e quando avaliar e se há o risco de ficar fora do caminho.
Um bom gerenciamento de projetos significa que você antecipará problemas antes que eles surjam, evitará gargalos e criará escolhas apoiadas em conhecimento e conhecimento.
O gerenciamento de projetos ajuda você a dimensionar o alto desempenho e desenvolver as melhores práticas pra sua equipe. Com o conhecimento e as experiências de vitimização do passado, você verificará onde sua equipe está indo bem e onde há áreas pra melhorias.
Melhor planejamento de projeto
Esses são benefícios de nível organizacional, apenas algumas das maneiras pelas quais o gerenciamento de projetos pode ajudar a melhorar todo o seu negócio.
Mas e seus projetos individuais? Isso não vai atrasar as coisas, adicionar burocracia desnecessária ou mantê-lo preso a um plano sem espaço pra inovação? Não se preocupe, o gerenciamento de projetos nunca faria isso com você.
Na verdade, é exatamente o oposto. Embora possa ser tentador mergulhar no trabalho e esperar o melhor, é uma falsa economia.
Sem gestão e planejamento de projetos adequados, é provável que você acabe perdendo tempo a longo prazo.
De fato, uma pesquisa descobriu que 80% das pessoas gastam pelo menos metade do tempo em retrabalho. Isso é uma enorme quantidade de horas valiosas perdidas e isso poderia ser evitado com um pouco de premeditação extra.
Com um plano sólido no início, você pode obter o alinhamento das partes interessadas desde o início, ajudando você a ter adesão, minimizar a resistência burocrática e definir o escopo do projeto.
Na verdade, gastar um pouco mais de tempo pra obter esse alinhamento no início de seu projeto pode poupar toneladas de desgosto, porque remove a ambiguidade e dá a todos um esboço claro do que é esperado. Além disso, você precisa seguir outros passos. Confira.
Certifique-se de que todos estejam na mesma página
É necessário saber que cada um tem exatamente o que fazer e quando. Dessa forma, chega de contratempos como: “mas eu pensei que outra pessoa estava lidando com isso”.
Sinalize os riscos com antecedência
Agindo dessa forma você passa a conhecer os sinais de alerta a serem observados. Eles variam de projeto pra projeto, mas podem incluir coisas como:
- um prazo importante que terá um efeito indireto sobre os outros se não for cumprido;
- um orçamento excessivo que significa que você tem que tirar dinheiro de outro lugar e muito mais.
Uma vez que você sabe o que precisa estar alerta, é mais capaz de perceber quando está saindo da pista e corrigir o curso no momento e não tarde demais.
Certifique-se de que cada projeto tenha um objetivo estratégico
Adeus trabalho ocupado. Quando você tem um plano de gerenciamento de projeto sólido, você pode garantir que cada projeto contribua pra seus objetivos estratégicos gerais.
Espere o inesperado
Planejamento não significa que não haja espaço pra mudanças. O melhor planejamento tem um pouco de espaço de manobra embutido desde o início, pra você poder se adaptar e ficar.
Mas esses são apenas alguns exemplos da importância do planejamento de projetos. Quando se trata disso, um melhor planejamento de projetos pode revolucionar o trabalho que sua equipe produz e os resultados obtidos.
Isso significa que as partes interessadas ficam mais felizes, com equipes mais satisfeitas e, se você estiver trabalhando em um setor voltado pro cliente, clientes mais satisfeitos.
Importância de gerentes de projeto eficazes
À medida que o nosso trabalho diário se torna baseado em projetos, mais e mais pessoas estão se encontrando no negócio de gerenciamento de projetos, mesmo que não sejam gerentes tradicionais.
E com a importância do gerenciamento de projetos crescendo cada vez mais, o conjunto de habilidades do gerente de projetos tornou-se mais crucial.
Os gerentes de projeto são os heróis desconhecidos. Eles são as pessoas que garantem que todo o seu planejamento realmente corra bem, conforme o plano.
Eles são os únicos que podem orientar as coisas de volta aos trilhos quando o inesperado acontece. As pessoas podem reunir várias equipes, departamentos e partes interessadas pra garantir o sucesso do seu projeto.
Hoje em dia, existem muitos caminhos pra se tornar um gerente de projeto eficaz. As pessoas podem seguir o caminho tradicional com uma qualificação em gerenciamento de projetos, ou podem optar por construir seu currículo de gerente de projetos obtendo experiência prática.
Os gerentes de projeto geralmente têm a reputação de “as pessoas que pastoreiam gatos”. Mas eles são muito mais do que isso (e se eles gostam de um pouco de pastoreio de gatos ao lado, isso é problema deles).
Os gerentes de projeto são as pessoas que aderem ao projeto, que comunicam as mudanças, que entendem como obter o melhor trabalho de todos e conduzem o projeto do início ao fim, mesmo quando ele está sendo desviado.
São eles que não apenas planejam e organizam o trabalho, mas podem explicar a importância do planejamento de projetos, pra que todos na equipe saibam que o que estão fazendo é importante.
A pessoa certa leva sua estratégia de gerenciamento de projetos de boa a ótima. Eles transformam o plano do seu projeto em ação. E talvez o mais importante, eles trazem todos juntos na jornada.
Por que escolher uma carreira em gestão de projetos?
Agora que você entende a importância da gestão de projetos, bem como algumas funções do gerenciamento, você deve estar se perguntando: uma carreira em gestão de projetos é pra mim?
A crescente importância do gerenciamento de projetos nas organizações significa ser uma ótima opção pra pessoas que desejam ter um papel crítico em ajudar as empresas a atingir seus objetivos e obter retornos reais em suas estratégias.
Como gerente de projeto, você pode causar um impacto real ao ajudar as organizações a atingir suas metas e criar um ambiente de trabalho onde as equipes possam prosperar.
Você deve considerar se:
- Adora gerenciar projetos. Hum! Sim, este é provavelmente um acéfalo. Mas se você se destaca em trabalhar com várias partes interessadas em muitas equipes diferentes, pode alocar prazos e recursos como se fossem peças de Tetris e tem um talento real pra observar o quadro geral, talvez seja hora de torná-lo oficial;
- Quer fazer uma diferença real pro negócio. Os gerentes de projetos estão na linha de frente do negócio, ajudando a transformar coisas intangíveis como metas e valores, em resultados sólidos que realmente movem os negócios;
Seja na construção ou no desenvolvimento de software, os gerentes de projetos têm uma grande oportunidade de deixar sua marca e melhorar como o trabalho é feito.
Os gerentes de projetos estão sempre em busca de novas tecnologias e processos que possam ajudar as equipes a trabalharem juntas de forma mais eficaz, eficiente e produtiva.
Imagine isso: você está em uma festa chique e, como sempre, a conversa se volta pro gerenciamento de projetos. “Por que o gerenciamento de projetos é tão importante?”
Alguém pergunta enquanto você conversa com os canapés.
A questão sobre o gerenciamento de projetos é que, quando bem feito, muitas vezes pode parecer invisível.
E, às vezes, definir o valor do gerenciamento de projetos em números práticos pode ser complicado: maior felicidade, fluxos de trabalho mais suaves e eficiência aprimorada são ótimos, mas como você os reflete em % e R$?
Mas antes que você perca a calma e vire uma tabela de vol-au-vents, aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais você pode definir o valor do gerenciamento de projetos e medir sua importância pra sua organização.
Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Quando sua equipe acompanha o trabalho em uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você tem todos os dados necessários pra observar o que está funcionando, onde pode melhorar e como seus projetos se comparam aos seus benchmarks.
Obtenha estatísticas importantes, como a porcentagem de projetos entregues no prazo, o número de tarefas atrasadas ou quanto da capacidade de sua equipe foi gasta em cada projeto.
Em seguida, use essas estatísticas pra tomar decisões baseadas em dados e otimizar constantemente como seus projetos são realizados.
Além de tudo, calcule quanto tempo e dinheiro o gerenciamento de projetos está economizando pra você. Afinal, o software de gerenciamento de projeto ajuda você a calcular melhor quanto tempo e dinheiro cada projeto realmente vai lhe custar.
Isso permite reduzir o tempo perdido em reuniões inúteis e percalços de comunicação; e mantém seus funcionários mais engajados e responsáveis, reduzindo a rotatividade e os custos de aquisição de novas contratações.
Comece também a quantificar o não quantificável. Felicidade dos funcionários? Alinhamento com os valores da empresa? Eles não são exatamente KPIs clássicos de gerenciamento de projetos, mas são funções igualmente importantes.
Então… por que não começar a medi-los como o resto? Use pesquisas e feedback da equipe pra criar benchmarkse acompanhar seu progresso.
Importância da gestão de projetos
Há a importância do gerenciamento de projetos na construção, no desenvolvimento, quando você está em um negócio voltado pro cliente ou setor em que você atua.
Pode ser transformador pra sua empresa depender de gerentes de projetos tradicionais (ou seja, pessoas com “Gerente de projeto” em seu perfil do LinkedIn ou cartões de visita) ou membros de equipe qualificados adotando os importantes deveres e responsabilidades do gerente de projeto.
Aqui está um resumo de porque o gerenciamento de projetos é importante em alguns pontos:
- Economiza tempo e dinheiro;
- Melhora a comunicação interna;
- Capacita você a tomar decisões de negócios orientadas por dados;
- Permite escalar (e repetir) seus sucessos;
- Promove maior alinhamento entre equipes, partes interessadas e clientes;
- Facilita uma melhor gestão de risco;
- Ajuda você a otimizar seus fluxos de trabalho pra processos mais tranquilos e funcionários mais felizes.
Ciclos de vida do projeto preditivo e iterativo
O ciclo de vida preditivo é adequado pros tipos de projeto em que as entregas devem ser concluídas dentro de um prazo e orçamento predefinidos.
Por exemplo, aqui estão as cinco fases do ciclo de vida preditivo (a metodologia em cascata) conforme o Guia PMBOK do Project Management Institute (PMI):
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Fechamento.
O ciclo de vida preditivo é usado em situações em que você pode estimar o tempo médio necessário pra concluir cada fase do projeto. Isso facilita pros gerentes estimarem o tempo e o custo total que estarão envolvidos na conclusão do projeto com sucesso.
No entanto, essa abordagem não permite identificar fatores que possam impedir que você alcance seus objetivos no prazo e dentro do orçamento.
O ciclo de vida iterativo, às vezes chamado de ciclo de vida espiral, é adequado pra situações em que você não pode estimar com precisão o tempo e o custo pra concluir cada fase ou atividade.
A metodologia iterativa é adequada pros tipos de projetos ágeis que precisam lidar com incertezas, mudanças frequentes nos requisitos e outras atividades imprevisíveis de solução de problemas.
Abaixo estão os seis estágios comuns do ciclo de vida iterativo (Scrum, Extreme Programming, abordagem Ágil):
- Conceito;
- Começo;
- Iteração;
- Liberar;
- Manutenção;
- Aposentadoria.
As principais características de um projeto
Conforme a definição dada, qualquer item pode ter as seguintes características: temporal, exclusiva e progressiva.
A característica fundamental de ser temporal significa que todo projeto tem um começo finito e um fim finito.
Inception é o momento em que um projeto começa e desenvolve seu conceito. Ele termina quando todos os objetivos do projeto foram alcançados (ou não cumpridos se o projeto for meramente inacabado e então encerrado).
Já a característica de produto exclusivo, significa que qualquer projeto visa produzir alguma entrega que pode ser a de um produto, serviço ou outro resultado. As entregas devem abordar problemas ou requisitos analisados antes do início do projeto.
O refinamento progressivo, no que lhe concerne, à medida que o projeto avança, investigações e melhorias contínuas podem ser feitas, levando a um plano mais preciso e abrangente.
Esse recurso chave permite que sucessivas interações do processo de planejamento levem ao desenvolvimento de soluções mais eficientes pra avançar e desenvolver projetos de longo prazo.
Além dos recursos listados, o design geral é:
- Proposital, pois tem uma compra racional e mensurável;
- Claro, porque tem um certo ciclo de vida;
- Estruturado, pois possui interdependências entre suas tarefas e atividades;
- Conflito porque tenta resolver o problema que causou algum tipo de conflito;
- Limitado pelos recursos disponíveis;
- Risco, pois envolve fatores variáveis com efeitos negativos.
E, pra tanto, alguns exemplos de projetos:
- Cavando poços pra recursos naturais em Nebraska;
- Construir uma casa de madeira em algum lugar da Espanha;
- Desenvolvimento de uma plataforma de marketing baseada em nuvem pra startups;
- Criar uma organização sem fins lucrativos pros esforços de alívio e recuperação da Covid-19;
- Renovando a cozinha;
- Organizar reuniões do projeto com as principais partes interessadas;
- Correndo uma maratona? (Qualquer coisa que você não repita com frequência).
Não importa quão grande ou pequeno seja seu projeto, você pode se beneficiar do uso de modelos de projeto editáveis e de esboços pré-formatados e reutilizáveis como ponto de partida pro planejamento de novos trabalhos.
Os modelos permitem configurar tarefas, orçamentos, cronogramas, relatórios e outros documentos de gerenciamento de projetos sem precisar começar do zero todas as vezes.
Sobre este programa de cursos integrados
O gerenciamento de projetos provou ser o método mais eficaz de entregar produtos nas restrições de custo, cronograma e recursos.
Esta série de cursos intensivos e práticos oferece as habilidades pra garantir que seus projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento, em simultâneo em que oferece ao usuário o produto que ele espera.
Você obterá um forte conhecimento prático dos fundamentos do gerenciamento de projetos e poderá usar imediatamente esse conhecimento pra gerenciar efetivamente os projetos de trabalho. No final da série, você será capaz de:
identificar e gerenciar o escopo do produto;
construir uma estrutura analítica do projeto;
criar um plano de projeto;
criar o orçamento;
definir e alocar recursos;
gerenciar o desenvolvimento do projeto;
identificar e gerenciar riscos e compreender o processo de aquisição do projeto.
Projeto de aprendizagem aplicada
A pós-graduação da Faculdade Descomplica em Gestão de Projetos é uma excelente opção pra você que quer atuar nessa área.
Mantendo seu foco no que realmente importa, será possível, ao final, concluir uma série de projetos e tarefas que identificarão e gerenciarão o escopo do produto.
Além disso, você poderá construir uma estrutura analítica do projeto, criar um plano de projeto, iniciar o orçamento, definir e alocar recursos, gerenciar o desenvolvimento dos seus planos.
E não bastante, ainda identificar e gerenciar riscos e compreender o processo de aquisição do projeto. Se todas essas facilidades te chamaram a atenção, é hora de conhecer o curso de Gestão de Projetos da Pós Descomplica.
Entenda as metodologias e etapas de cada projeto e aprenda as melhores formas de acompanhar e mensurar cada um deles,clicando aqui!
