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Método GTD: entenda o que é e como aplicar do jeito certo

Sente que está sem tempo em seu cotidiano? Às vezes, os afazeres fazem com que a gente deseje um dia mais longo, não é mesmo? Acredite: isso ocorre com muitas pessoas, mas o método GTD pode ajudar!

Algumas pessoas conseguem fazer o dobro daquilo que fazemos com o mesmo tempo disponível. Se você também quer conseguir isso, não pode deixar de utilizar o método GTD.

Ele é uma técnica muito eficaz pra gerenciar seu tempo e ajudar você a vencer a procrastinação. Desse modo, você vai conseguir ser muito mais produtivo. E o melhor é que você pode aplicá-lo tanto na vida pessoal quanto em seu trabalho.

Ficou curioso pra saber como funciona? Então, continue a leitura que a gente explica tudo pra você!

notebook em mesa de trabalho

O que significa o método GTD?

GTD é a sigla de Getting Things Done, que dá nome ao livro de David Allen, um consultor de empresas que estudou por anos sobre o que torna as pessoas mais produtivas.

Em português, a obra foi traduzida como “A Arte de Fazer Acontecer”. Aliás, esse livro é o mais famoso sobre o tema.

Nele, o autor reúne uma série de conhecimentos e técnicas sobre como organizar melhor o tempo e conseguir executar todas as tarefas às quais a gente se propõe. Assim, ele criou sua própria metodologia, chamada método GTD.

Essa metodologia ajuda a cumprir as tarefas de maneira mais rápida e de forma flexível, dando ênfase no equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal.

A propósito, esse é um ponto muito importante do livro: a abordagem se preocupa em equilibrar a vida de quem aplica o método, tornando-o mais produtivo, motivado e disposto, priorizando o bem-estar e a saúde mental.

E como ultimamente parece que todos estão sobrecarregados e estressados, o GTD se torna ainda mais necessário.

método gtd - pessoa analisando sua agenda no computador enquanto toma café

Como esse método funciona?

Ao contrário do que possa parecer, o método GTD é muito mais que um checklist de atividades. Ele consiste em técnicas pra trazer mais organização aos pensamentos e maior consciência pra tomar decisões.

Pra isso, ensina como ordenar e detalhar tudo o que é preciso fazer. Desse modo, quando for a hora de executar a tarefa, você vai ter em mãos todo o necessário.

Então, o sistema GTD estimula as pessoas a focarem em uma série de questões e áreas essenciais da vida. Como resultado, há mais equilíbrio psicológico, permitindo não apenas que todas as suas tarefas sejam realizadas, como também que sobre tempo suficiente pra criar ideias e oportunidades.

Afinal, não é raro que as funções do trabalho tomem todo o nosso tempo, fazendo com que a gente negligencie a vida pessoal.

O contrário também pode acontecer. Muitas vezes, nossos compromissos pessoais tomam tanto do nosso tempo e dos nossos pensamentos, que acabamos não produzindo tanto no trabalho.

Logo, o método se mostra extremamente eficaz pra aliviar essa sobrecarga e trazer mais bem-estar e aumentar a qualidade de vida.

método gtd - agenda, marca-texto e xícara com café sobre a mesa

Quais são os princípios do sistema GTD?

De acordo com o livro que ensina sobre o método, há 4 princípios que precisam ser bem compreendidos pra, então, colocar a técnica em prática. Vejam quais são a seguir!

1. O cérebro não foi feito para guardar informações

Quantas vezes você pensou que não precisava anotar alguma informação porque ia se lembrar mais tarde, mas acabou esquecendo? Isso acontece sempre porque o nosso cérebro não foi feito pra armazenar tantos dados.

Quando conseguimos, a nossa atenção fica tão voltada a não perder essas informações que a gente acaba não conseguindo prestar atenção em outras coisas.

Por esse motivo, a gente precisa liberar espaço na mente, pro cérebro ser usado pra:

  • ter novas ideias;
  • dar atenção às atividades do presente;
  • tomar as melhores decisões.

2. Mente flexível como a água

Essa ideia faz uma analogia da mente com a água. O líquido sempre se adapta ao recipiente. Ou seja, quando colocamos água em um jarro, ela adquire o formato do jarro. Da mesma maneira, quando a colocamos em uma garrafa, a água toma a forma dela.

A nossa mente deve ser adaptável da mesma forma. Diariamente, a gente se depara com diversos desafios. E alguns deles são totalmente novos. Assim, é preciso focar em se adaptar pra encontrar a solução.

3. Acordos internos

O terceiro princípio reúne os dois anteriores, ou seja, a melhor forma de se comprometer com alguma atividade é retirá-la da mente. Assim, temos uma visão melhor do porquê de algo ser feito e o que ainda falta realizar.

4. Equilíbrio

Por fim, a quarta ideia do método é sobre o equilíbrio entre os nossos propósitos pessoais e a execução das tarefas do cotidiano.

Quanto mais organizado for o nosso dia a dia, mais teremos a capacidade de ter uma perspectiva ampla sobre nossas metas pessoais mais importantes.

método gtd - pessoa analisando sua agenda física

Como aplicar o método GTD?

Está pronto pra colocar em prática esse sistema que vai fazer você sair da procrastinação, vencer todas as tarefas e, ainda, aumentar seu bem-estar? Basta seguir os 5 passos do método. A seguir, confira quais são eles.

Passo 1: Coletar

Antes de tudo, você precisa liberar espaço em seu cérebro. Pra isso, anote todas as atividades que você precisa fazer.

Você pode utilizar uma agenda física, planner ou aplicativo. O ideal é que seja de fácil acesso. O simples fato de transferir essas tarefas da sua mente pra outro lugar já deixará sua mente mais leve.

Passo 2: Esclarecer

O segundo passo consiste na classificação de cada atividade em “prioridade” e “não prioridade”.

Em seguida, avalie os itens que não são prioridades em:

  • descartar — que não são importantes e podem ser eliminados;
  • talvez — atividades que você deve avaliar de novo em 3 meses;
  • classificar de novo no futuro — tarefas que você deve classificar de novo em cerca de 1 mês.

Por sua vez, as atividades que você listou como prioridades devem ser classificadas como:

  • delegar pra outra pessoa;
  • fazer agora — ou seja, qualquer tarefa que leve até 2 minutos pra ser realizada;
  • calendário — atividade com data e horário específicos pra ser feita;
  • lista de afazeres — tarefas que precisam ser feitas, mas não têm data específica;
  • projeto — tudo o que requer mais de uma ação.

Passo 3: Organizar

Agora é a hora de organizar as atividades classificadas. Separe-as de acordo com o contexto de cada uma, como: trabalho, estudos, família, lazer, financeiro, entre outras categorias.

Desse modo, vai ser mais fácil identificar a qual área você tem se dedicado mais, bem como vai ajudar a encontrar a atividade mais rapidamente na hora de verificar o que está pendente.

Passo 4: Revisar

Você deve revisar sua lista no mínimo uma vez por semana. O ideal é revisar todos os dias, assim, você não deixará as tarefas pra trás.

Analise quais tarefas foram feitas, se cumpriu as com datas específicas e, ainda, classifique aquelas deixadas pra serem avaliadas no futuro.

Passo 5: Fazer

Por fim, o último passo é executar as atividades de acordo com a ordem de prioridade e engajar outras pessoas pra realizarem as tarefas delegadas.

Viu como é simples aplicar o método GTD? Como a gente falou, você pode colocá-lo em prática tanto em sua vida pessoal quanto profissional. Dessa maneira, sua produtividade vai aumentar, você vai finalmente ficar em dia com sua agenda e, ainda, vai sobrar tempo pra tirar da gaveta os projetos que estavam sendo adiados.

Quer saber ainda mais sobre o tema? Então, vem estudar com a gente e aprenda a gerenciar seu tempo pra ter mais produtividade!