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O que faz um auxiliar administrativo? Entenda sobre a função

As atividades de um auxiliar administrativo estão muito relacionado a tarefas de apoio. Mas de forma muito equivocada, muitas vezes ele é considerado “inferior” aos demais colegas da empresa.

Embora esse seja um pensamento muito comum, se tem um profissional cuja presença é fundamental em todas as áreas de uma empresa é ele.

Esse profissional se adapta a diversas estratégias de gestão, executa todas as rotinas básicas — o que exige conhecimento amplo em processos administrativos — e ainda auxilia na tomada de decisões.

Então, esse artigo é pra mostrar o que faz o auxiliar administrativo, ressaltando a importância dessa profissão em qualquer empresa.

o que faz um auxiliar administrativo - duas pessoas conversando no ambiente de trabalho

O que faz um auxiliar administrativo?

Seja qual for o ramo de atividade de uma empresa, é bem provável que ela tenha os seguintes setores: financeiro, produção, vendas, marketing e RH. Muitas ainda têm o departamento de logística também, mesmo as que não são varejistas, pois é uma área muito abrangente.

Todos estes departamentos têm algo em comum: rotinas administrativas.

Só que não é papel de um administrador de empresas organizar essas rotinas. Suas funções estão mais voltadas às estratégias de crescimento da organização.

Cabe ao auxiliar administrativo garantir o melhor fluxo de trabalho pra todos, por meio da implementação e manutenção de procedimentos. Esses procedimentos giram em torno de:

  • elaboração de planilhas e dashboards,
  • gráficos,
  • relatórios,
  • atendimento ao cliente,
  • digitalização
  • e encaminhamento de documentos etc. 

A lista é grande. Realmente são tarefas de apoio, mas se o profissional não for proativo, organizado e responsável, qual vai ser o resultado dessas tarefas? Imagina o impacto negativo que pode causar?

o que faz um auxiliar administrativo - gaveta de alumínio aberta com arquivos antigos

Funções do auxiliar administrativo nos principais departamentos

Como a gente acabou de ver, rotinas administrativas existem em todas as divisões de uma empresa e quem as faz é o auxiliar. Mas sua atuação muda bastante dependendo do departamento.

Dá uma olhada em como o profissional trabalha nos departamentos abaixo:

  • Financeiro: conferência de transações, acompanhamento de prazos de pagamentos, conciliação de contas etc;
  • RH: organizar currículos de candidatos, fichas e documentos de funcionários, preenchimento de guias previdenciárias, contato com sindicatos etc;
  • Marketing: acompanhar campanhas, observar o que estão falando da marca nas redes sociais, organizar as demandas da equipe de conteúdo etc;
  • Logística: conferir rotas de entrega, carga horária dos motoristas, distribuição eficiente das mercadorias com destinos próximos, registro de horário de partida e chegada das cargas etc.

Reparou que todos os itens terminam com “etc”? Pois é, as atribuições que cabem ao auxiliar administrativo são inúmeras, o que se traduz em grandes oportunidades no mercado de trabalho.

Essas funções têm impacto tanto no cotidiano da organização como no desempenho dela no mercado.

Então, o profissional também deve estar atento às novidades do setor onde a empresa atua e às tecnologias que possam melhorar o fluxo de trabalho.

o que faz um auxiliar administrativo – pessoa na mesa do escritório fazendo anotações

Toda empresa preciso de um auxiliar administrativo

A melhor forma de fechar esse artigo é repetindo o óbvio: toda empresa precisa do auxiliar administrativo.

Até microempreendedores individuais (MEIs) que estão com alta demanda gostariam de contar com alguém capacitado a manter as coisas funcionando.

Ou seja, o que faz um auxiliar administrativo não tem muito segredo. O pulo do gato tá na capacidade de fazer a diferença.

Quando todos estão olhando pra mesma direção, vem o auxiliar com uma constatação que traz outra visão pro contexto. Assim, ele mostra sua importância e passa a ser cada vez mais valorizado na empresa.

Então se você quer seguir essa área, não se permita estagnar e procure por conhecimento constantemente. É uma postura que vai te levar muito adiante.

Só que a capacitação técnica tem que ser aprendida, não é autodidata.

Pra isso, convém ingressar em um curso superior da área administrativa, que te dê visão estratégica sobre gestão, contabilidade e logística. Que tal estudar com a gente?